ZAŁĄCZNIK D

UMOWA DOTACJI W ZAKRESIE POMOCY ZEWNĘTRZNEJ WSPÓLNOTY EUROPEJSKIEJ

Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej Phare, reprezentowana przez Grażynę Węclewską - dyrektora ("Podmiot Kontraktujący")

z jednej strony,

oraz

<Pełna nazwa Beneficjenta> (skrót) z siedzibą przy <adres (siedziby), numer NIP lub REGON, jeśli dotyczy>, ("Beneficjent")

z drugiej strony,

uzgadniają co następuje:

Warunki Szczegółowe

Artykuł 1 - Przedmiot umowy

1(1) Przedmiotem niniejszej Umowy jest dotacja Podmiotu Kontraktującego przeznaczona na realizację projektu o nazwie: <tytuł i numer identyfikacyjny> ("Projekt").

1(2) Beneficjent otrzyma dotację na warunkach określonych w niniejszej Umowie, składającej się z niniejszych warunków szczegółowych ("Warunki Szczegółowe") oraz załączników do nich, z którymi Beneficjent się zapoznał i które niniejszym akceptuje.

1(3) Beneficjent przyjmuje dotację i zobowiązuje się wykonać Projekt na swoją własną odpowiedzialność.

Artykuł 2 - Okres trwania umowy

2(1) Realizacja Projektu rozpocznie się w dniu następującym po dniu, w którym niniejsza umowa zostanie podpisana przez ostatnią ze stron.

2(2) Okres realizacji Projektu, zgodnie z treścią Załącznika I, wynosi ............ <liczba miesięcy>.

Artykuł 3 - Finansowanie Projektu

3(1) Całkowity koszt Projektu spełniający warunki współfinansowania przez Podmiot Kontraktujący szacuje się na <kwota> EUR, zgodnie z Załącznikiem III.
3(2) Wkład finansowy Podmiotu Kontraktującego wynosi maksymalnie <kwota> EUR co stanowi 75 % możliwych do sfinansowania kosztów określonych w paragrafie 1 - ostateczna suma będzie określona zgodnie z art. 17 Aneksu II.

Artykuł 4 - Sprawozdawczość merytoryczna I finansowa oraz ustalenia dotyczące płatności
4(1) Sprawozdania merytoryczne i finansowe będą przygotowywane jako uzasadnienie do wniosków o dokonanie płatności, zgodnie z Artykułami 2 i 15(1) Załącznika II.

4(2) Płatność zostanie dokonana zgodnie z Artykułem 15 Załącznika II; z możliwości, o których mowa w Artykule 15(1), poniższa będzie mieć zastosowanie:

Zaliczka: ................. EUR

Przewidywana płatność końcowa: .................. EUR

(na warunkach określonych w Aneksie II)

Artykuł 5 - Adresy do korespondencji

Wszelkie kontakty między stronami dotyczące niniejszej Umowy powinny mieć formę pisemną. W korespondencji należy każdorazowo podać numer i tytuł Projektu oraz należy kierować ją na poniższe adresy:

Do Podmiotu Kontraktującego:

Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej Phare
Ul. Krucza 36
02-522 Warszawa

Do Beneficjenta:

<Adres Beneficjenta>

Artykuł 6 - Załączniki

6(1) Poniższe dokumenty są załącznikami do niniejszych Warunków Szczegółowych i stanowią integralną część niniejszej Umowy:

Załącznik I: Opis Projektu

Załącznik II: Warunki Ogólne dla umów dotacji finansowanych przez Wspólnotę Europejską zawartych w ramach zdecentralizowanych programów pomocy zewnętrznej

Załącznik III: Budżet Projektu

Załącznik IV: Procedury kontraktowania

Załącznik V: Wzór wniosku o dokonanie płatności oraz formularz identyfikacji finansowej

Załącznik VI: Wzór raportu kwartalnego i końcowego

6(2) W przypadku niezgodności między postanowieniami Załączników i postanowieniami Warunków Szczegółowych obowiązywać będą postanowienia Warunków Szczegółowych. W przypadku niezgodności między postanowieniami Załącznika II oraz postanowieniami innych załączników obowiązywać będą postanowienia Załącznika II.

Artykuł 7 - Inne warunki szczegółowe dotyczące Projektu

7(1) Poniższe postanowienia uzupełniają Warunki Ogólne:

7(1)(1) Firma, która przeprowadzi audyt i audyt finansowy, zgodnie z Artykułem 16(5) Załącznika II, zostanie zatrudniona przez Beneficjenta w następujący sposób:

Opcja 1: (do stosowania w przypadku, gdy koszty zatrudnienia firmy audytorskiej nie przekraczają 3000 EUR <"zamówienie z wolnej ręki">

Następująca firma audytorska przeprowadzi kontrolę lub kontrole finansowe, o których mowa w Artykule 16(5) Załącznika II: ........................................

Opcja 2: (do stosowania w przypadku, gdy koszty zatrudnienia firmy audytorskiej przekraczają 3000 EUR <konieczność przeprowadzenia procedur przetargowych>)

Firma audytorska, która przeprowadzi kontrolę lub kontrole finansowe, o których mowa w Artykule 16(5) Załącznika II zostanie zatrudniona przez Beneficjenta zgodnie z polską Ustawą o zamówieniach Publicznych, niezwłocznie po podpisaniu niniejszej Umowy.

7(2) Warunki Ogólne stosowane będą z uwzględnieniem następujących zmian:

7(2)(1) Jako odstępstwo od Artykułu 1(1) - Artykułowi 1(1) nadaje się następujące brzmienie:

Beneficjent zobowiązuje się, że Projekt zostanie zrealizowany zgodnie z opisem przedstawionym w Opisie Projektu, zawartym w Załączniku I, przez wykonawcę wyłonionego zgodnie z procedurami określonymi w Załączniku IV.

W razie zawierania przez Beneficjenta umów w celu realizacji Projektu, zastosowanie znajdą procedury dokonywania zamówień określone w Aneksie IV. Partnerzy, podwykonawcy oraz dostawy muszą pochodzić z obszaru Wspólnoty Europejskiej, Malty, Cypru, Turcji i/lub z kraju lub krajów kwalifikujących się do otrzymywania grantów z programu, którego Projekt stanowi część.

Podmiot Kontraktujący nie jest w żaden sposób powiązany z partnerami lub podwykonawcami Beneficjenta. Za wdrożenie Projektu przed Podmiotem Kontraktującym odpowiada jedynie Beneficjent. Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia, aby warunki narzucone mu przez niniejszą Umowę znalazły zastosowanie również do jego partnerów i podwykonawców.

7(2)(2) Jako odstępstwo od Artykułu 2(1) - Drugie zdanie Artykułu 2(1) zastępuje się niniejszym postanowieniem: W tym celu Beneficjent sporządzać będzie kwartalne raporty okresowe oraz raport końcowy. Formaty raportów są załączone do Umowy (Załącznik VI).

7(2)(3) Jako odstępstwo od Artykułu 2(4) - Punkt A zastępuje się niniejszym postanowieniem:

A: w przypadku, gdy płatności dokonywane są zgodnie z zasadami określonymi w opcji 1 Artykułu 15(1):

• Raport okresowy musi zostać złożony do Podmiotu Kontraktującego do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu każdego pełnego kwartału,
• Raport końcowy zostanie przekazany w ciągu 3 miesięcy od zakończenia okresu wdrożenia, o którym mowa w Art. 2 Warunków Szczególnych.

7(2)(4) Jako odstępstwo od Artykułu 6(2) - punkt 6(2) zastępuje się niniejszym postanowieniem:

"Każdy mały Projekt infrastrukturalny współfinansowany przy pomocy dotacji winien posiadać dobrze widoczną tablicę, przygotowaną i sfinansowaną przez Beneficjenta stwierdzającą, iż projekt została sfinansowany z pomocą Unii Europejskiej. Projekt tablicy zostanie uzgodniony między Beneficjentem oraz Podmiotem Kontraktującym, przy uwzględnieniu: "Przewodnika Zasad Wizualizacji dla kontrahentów oraz innych partnerów wdrażających". Tablica będzie informować o nazwie projektu, osobie inwestora oraz źródłach funduszy wykorzystanych przy jego współfinansowaniu".

7(2)(5) Jako odstępstwo od Artykułu 9(2) - Akapitu pierwszego Artykułu 9(2) nie stosuje się.

7(2)(6) Jako odstępstwo od Artykułu 11(1) - Drugie zdanie Artykułu 11(1) nie stosuje się.

7(2)(7) Jako odstępstwo od Artykułu 12(2) - do Artykułu 12(2) dodaje się następujące zdanie: Okres realizacji może zostać przedłużony nie dłużej niż do 15 listopada 2003 roku.

7(2)(8) Jako odstępstwo od Artykułu 14(2) - Punktowi 14(2) nadaje się brzmienie:
Następujące rodzaje kosztów są kosztami kwalifikującymi się:

• Bezpośrednie płatności dla wykonawców z którymi podpisano umowy na dostawy lub roboty
• Koszty zatrudnienia audytora

7(2)(9) Jako odstępstwo od Artykułu 14(5) - Punktowi 14(5) nadaje się brzmienie:
Poniższe wydatki nie mogą zostać pokryte ze środków Projektu:

• rezerwy na pokrycie przyszłych strat i/ lub długów,
• odsetki,
• zakup ziemi lub budynków,
• ujemne różnice kursowe, bez wpływu na postanowienia Artykułu 15(7) Umowy,
• podatki, w tym podatek od towarów i usług (VAT), opłaty celne i importowe naliczone w związku z zakupem towarów i usług lub importu towarów,
• koszty procedur przetargowych,
• koszty dokumentacji technicznej, przygotowania opracowań lub innych działań przygotowawczych (związanych z realizacją projektu),
• wkład rzeczowy (np. ziemia, nieruchomość lub część nieruchomości, trwałe dobra inwestycyjne, surowce, prace wykonywane nie odpłatnie przez osobę prywatną lub spółkę).

7(2)(10) Jako odstępstwo od Artykułu 15(1) - Opcji 1 nadaje się brzmienie:

Opcja 1: Dotyczy wszystkich Projektów realizowanych w ramach Funduszu Małych Projektów Infrastrukturalnych PL0010:

Podmiot Kontraktujący dokona płatności według następujących zasad:

• Zaliczka - (80% kwoty każdego kontraktu zawartego pomiędzy Beneficjentem a Wykonawcą w celu wykonania projektu, obliczona zgodnie z Artykułem 3(2) Warunków Szczegółowych. Zaliczka zostanie przekazana w ciągu 30 dni od otrzymania przez Podmiot Kontraktujący następujących dokumentów:
  • Umowy podpisanej przez obie strony;
  • Wniosku o dokonanie płatności, zgodnego ze wzorem stanowiącym Aneks V Umowy;
  • Kontraktu(ów) podpisanego przez Beneficjenta i Wykonawcę, łącznie z odpowiednią dokumentacją z przeprowadzonego zamówienia.
• płatność końcowa - 20% wartości każdego kontraktu zawartego pomiędzy Beneficjentem a Wykonawcą w celu wykonania Projektu, obliczona zgodnie z Artykułem 3(2) Warunków Szczegółowych. Płatność końcowa będzie dokonana w ciągu 60 dni od otrzymania przez Podmiot Kontraktujący Wniosku o dokonanie płatności, zgodnego ze wzorem stanowiącym Aneks 5 Umowy wraz z Raportem końcowym, przygotowanym zgodnie z Artykułem 15(2).

7(2)(11) Jako odstępstwo od Artykułu 15(6) - Punktowi 15(6) nadaje się brzmienie:
Wszelkie przelewy, Podmiot Kontraktujący będzie dokonywał na wydzielony rachunek bankowy otwarty specjalnie dla środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej.

7(2)(12) Jako odstępstwo od Artykułu 15(7) - Punktowi 15(7) nadaje się brzmienie:
Podmiot Kontraktujący dokonywać będzie przelewów na konto Beneficjenta w EURO.

7(2)(13) Jako odstępstwo od Artykułu 16(3) - usuwa się ostatnie podpunkty 3 i 4 z akapitu 'A' oraz usuwa się akapit 'B'.

7(2)(14) Jako odstępstwo od Artykułu 16(4) - Pierwszemu akapitowi punktu 16(4) nadaje się brzmienie:
W przypadku wszystkich projektów realizowanych w ramach Funduszu Małych Projektów Infrastrukturalnych PL0010, po ich zakończeniu zostanie przeprowadzony audyt końcowy.

7(2)(15) Jako odstępstwo od Artykułu 16(5) - Punktowi 16(5) nadaje się brzmienie:
Beneficjent wypełni swoje zobowiązania, o których mowa w Art. 16(4) poprzez dostarczenie Podmiotowi Kontraktującemu raportów z audytu Projektu przeprowadzonego przez niezależną jednostkę audytorską, o której mowa w Art. 7(1) Warunków Szczególnych.

7(2)(16) Jako odstępstwo od Artykułu 18(1) - wyrazy "60 dni" zostają zastąpione słowami "30 dni".

7(2)(17) Artykułów 2(5), 14(3) oraz 15(3) nie stosuje się.

Sporządzono w trzech egzemplarzach w języku polskim, dwa egzemplarze dla Podmiotu Kontraktującego i jeden egzemplarz dla Beneficjenta.